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Accueil d’une rencontre de jeunes cyclos (cahier des charges)

mardi 2 juin 2015, par BOUAT Micheline

 CLUB d’ACCUEIL

  • Donner au responsable de la commission le nom d’1 référent du club d’accueil avec téléphone et adresse électronique (pour courriel).
  • Réserver une salle auprès de la municipalité (gratuite de préférence) suffisamment grande pour accueillir environ 50 personnes avec le pique nique (tables, bancs ou chaises )
  • Prévoir un espace bitumé ou sol très dur (grandeur : terrain de Hand Ball 50 m / 20 m ) pour l’éducation routière (style cour d’école ou parking sécurisé )
  • Prévoir (si possible) un endroit pour le lavage des vélos.
  • Donner au responsable de la commission le lieu précis du rendez vous au moins 1 mois avant la date de l’organisation.
  • Prévoir pour le jour de l’organisation quelques bénévoles et quelques accompagnateurs à vélo. Toutes les bonnes volontés seront les bienvenues.
  • Faire la reconnaissance des circuits préparés par le club d’accueil avec un responsable de la commission jeunes du CODEP   environ un mois et demi avant la date prévue, le tracer sur une carte lisible et faire les photocopies.
  • Mettre en place (à décider lors de la reconnaissance des circuits) au plus 3 balises fournies par le CODEP   et les ramasser à la fin de l’épreuve.
  • Prévoir un goûter + un pot de l’amitié avec les éventuels « officiels » vers 16 heures ou 16 heures 30.
    En hiver : chocolat chaud + goûter acheté ou offert (gâteaux « maison » ou offert par municipalité ou commerçants…barres, pain d’épice, chocolat, jus de fruits)
  • Invitations : Nouvelle République et journal local s’il en existe un, Maire, Adjoints et Conseiller Général local.
  • Le club d’accueil recevra 50 euros de la part du CODEP  .
  • En cas d’annulation, imposée au club par la responsable de la commission jeune du codep41  , les frais engagés pour l’achat de boissons et d’alimentation seront remboursés sur la présentation des factures. Le remboursement n’excèdera jamais 50 €.

 CODEP   41

  • Déclaration en préfecture et ONF (si besoin)
  • Invitation à tous les présidents de club
  • Déclaration Où Irons-Nous
  • Assurances.

 PLANNING des 4 RENCONTRES

 1ere RENCONTRE ( en janvier )

  • Accueil 11 heures avec pique nique
  • 2 Parcours environ 7 et 15 km tracés sur carte lisible pour l’orientation + pose de 3 balises
  • Education Routière (CODEP  )
  • Note / 10 : Etat du vélo (préparation CODEP  )
  • Note / 10 : trousse de réparation (préparation CODEP  )
  • + 10 points de participation

 2ème RENCONTRE ( en février )

  • Accueil 11 heures avec pique nique
  • 1 parcours écrit sous forme de RANDO – GUIDE précis (1 case par carrefour) écrit avec un responsable de la commission jeunes sur la base de 5 km pour les petits et 10 km pour les grands. La distance sera à évaluer en fonction du terrain + pose de 3 balises.
  • Prévoir le tracé du parcours sur une carte pour les accompagnateurs.
  • Education Routière (CODEP  )
  • Note / 20 : Questionnaire : 10 questions sur les thèmes du critérium (préparation CODEP  , 2pts/question)
  • + 10 points de participation

 3ème RENCONTRE ( en mars )

  • Accueil 11 heures avec pique nique
  • 1 parcours écrit sous forme de RANDO – GUIDE style compteur (les carrefours ne sont indiqués qu’en cas de changement, navigation par les distances et le compteur) d’environ 5 km.
  • Prévoir le tracé du parcours sur une carte pour les accompagnateurs.
  • 1 Parcours d’orientation : grande boucle de 15 km avec 2 coupures possibles pour faire 5 et 10 km.
  • + pose de 2 balises avec questions (4 réponses possibles préparation CODEP  )
  • Education Routière (CODEP  )
  • Note / 10 : reconnaissance : 4 réponses (2.5pts/bonne réponse) (préparation CODEP  )
  • Note / 10 : identification : 4 réponses (2.5pts/bonne réponse) (préparation CODEP  )
  • + 10 points de participation

 4ème RENCONTRE ( en septembre )

  • Accueil 10 heures avec pique nique
  • Prévoir une petite visite ou une animation (payée CODEP  )
  • Etablir un petit questionnaire de 8 à 10 questions à remplir au cours de la visite pour capter l’attention des jeunes. (Préparation CODEP   avec l’aide du club)
  • 2 parcours entre 10 et 20 km selon la longueur et l’éloignement de la visite.
  • Education Routière (CODEP  ) avec la participation de notre partenaire GrDF  
  • Note / 20 : Parcours de quilles (nombre de quilles tombées, préparation CODEP  )
  • + 10 points de participation