Accueil > CoDep 41 > Jeunes > Accueil d’une rencontre de jeunes : cahier des charges

Accueil d’une rencontre de jeunes : cahier des charges

mardi 5 janvier 2016, par BOUAT Micheline

 CLUB d’ACCUEIL

  • *Donner au responsable de la commission le nom d’1 référent du club d’accueil avec téléphone et adresse électronique (pour courriel).
  • * Réserver une salle auprès de la municipalité (gratuite de préférence) suffisamment grande pour accueillir environ 50 personnes avec le pique nique (tables, bancs ou chaises)
  • * Prévoir un espace bitumé ou sol très dur (grandeur : terrain de Hand Ball 50 m / 20 m) pour l’éducation routière (style cour d’école ou parking sécurisé)
  • * Prévoir (si possible) un endroit pour le lavage des vélos.
  • * Donner au responsable de la commission le lieu précis du rendez vous 2 mois avant la date de l’organisation.
  • * Prévoir pour le jour de l’organisation quelques bénévoles et quelques accompagnateurs à vélo. Toutes les bonnes volontés seront les bienvenues.
  • * Faire la reconnaissance des circuits préparés par le club d’accueil avec un responsable de la commission jeunes du CODEP   environ un mois et demi avant la date prévue, le tracer sur une carte lisible, en faire parvenir un exemplaire au responsable de la commission et faire les photocopies.
  • * Mettre en place (à décider lors de la reconnaissance des circuits) au plus 3 balises fournies par le CODEP   et les ramasser à la fin de l’épreuve.
  • * Prévoir un goûter (voir annexe 2) + un pot de l’amitié avec les éventuels « officiels » vers 16 heures ou 16 heures 30.
    Le pot de l’amitié peut être offert par la municipalité sinon pris en charge par le CODEP41  -FFCT   dans les conditions précisées à l’annexe 1 « Prise en charge financière des Rencontres , du CDJC   et du CDER   »
  • * Invitations : Nouvelle République et journal local s’il en existe un, Maire, Adjoints et Conseiller Général local.
  • *En cas d’annulation, imposée au club par le(la) responsable de la commission jeune du codep41  , les frais engagés pour l’achat de boissons et d’alimentation seront remboursés sur la présentation des factures. Le remboursement n’excèdera jamais 50 €.

 CODEP   41

  • * Déclaration en préfecture et ONF (si besoin)
  • * Invitation à tous les présidents de club
  • * Déclaration Où Irons-Nous et Assurances.

 ANNEXES :

1-Prise en charge financière (Rencontres, Critérium, Concours Education Routière )
2-Goûter type
3-Planning

 Annexe 1

Annexe aux cahiers des charges des Rencontres Jeunes, du Critérium départemental du Jeune Cyclotouriste (CDJC  ) et du Concours départemental d’Education Routière (CDER  ).

Indemnité accordée au club d’accueil pour l’une de ces manifestations :
2.00 € par enfant ayant participé (nombre enregistré par la commission Jeunes)

Participation financière du CODEP41  -FFCT   au vin d’honneur ou au pot de l’amitié : (Dans le cas où celui-ci n’est pas offert par la municipalité ou un partenaire)
Remboursement sur factures dans la limite de 40 €

Date d’application : 1er janvier 2016

 Annexe 2

Annexe aux cahiers des charges des Rencontres Jeunes, du Critérium départemental du Jeune Cyclotouriste (CDJC  ) et du Concours départemental d’Education Routière (CDER  ).

Prévision goûter rencontres jeunes (pour 30 jeunes)

  • • Barres de 1kg quatre-quarts =>3
  • • Chocolat en morceaux (si pas de chocolat chaud) => 400gr
  • • Bricks de lait (de janvier à mars) => 6
  • • Chocolat en poudre (de janvier à mars) =>1 boîte
  • • Jus de fruits par 2 l (d’avril à octobre) => 3
  • • Confiture ou compote => 750g
  • eau
  • gobelets

NB : Ceci est une indication pour un budget équilibré. Chacun est libre d’y ajouter et /ou de remplacer selon les possibilités locales (mécénat, gâteaux maison…..)

 Annexe 3

Annexe aux cahiers des charges des Rencontres Jeunes.

* RENCONTRE de janvier

Accueil 11 heures avec pique nique
2 Parcours environ 7 et 15 km tracés sur carte lisible pour l’orientation + pose de 3 balises
Education Routière, état du vélo, trousse de réparation (préparation CODEP  )

* RENCONTRE de février

Accueil 11 heures avec pique nique
1 parcours écrit sous forme de RANDO – GUIDE précis (1 case par carrefour) écrit avec un responsable de la commission jeune sur la base de 5 km pour les petits et 10 km pour les grands. La distance sera à évaluer en fonction du terrain + pose de 2 balises avec questions (4 réponses possibles préparation CODEP  )
Prévoir le tracé du parcours sur une carte pour les accompagnateurs.
Education Routière, questionnaire, tests nature (préparation CODEP  )

* RENCONTRE de mars

Accueil 11 heures avec pique nique
1 parcours écrit sous forme de RANDO – GUIDE style compteur (les carrefours ne sont indiqués qu’en cas de changement, navigation par les distances et le compteur) d’environ 5 km.
Prévoir le tracé du parcours sur une carte pour les accompagnateurs.
1 Parcours d’orientation : grande boucle de 15 km avec 2 coupures possibles pour faire 5 et 10 km.
+ pose de 2 balises avec questions (4 réponses possibles préparation CODEP  )
Education Routière, tests nature, questionnaire (préparation CODEP  )

* RENCONTRE de septembre

Accueil 10 heures avec pique nique
Prévoir une petite visite ou une animation (payée CODEP  )
Selon la visite, établir un petit questionnaire de 8 à 10 questions à remplir au cours de la visite pour capter l’attention des jeunes. (Préparation CODEP   avec l’aide du club)
2 parcours entre 10 et 20 km selon la longueur et l’éloignement de la visite.
Education Routière (CODEP  )